Dijital toplantılar için bazı kurallar: Online Toplantı Adab-ı Muaşereti

Yazıyı Linkedin'de görüntülemek ve haftalık yayınlanan bültenimize abone olmak için tıklayın.

Online toplantılar, iş hayatının olmazsa olmaz bir parçası artık. Yakın zamana kadar standart uygulama olan yüzyüze toplantıları neredeyse tümüyle terk etmiş gibiyiz. Arada bir yaptığımız fiziksel görüşmeler öyle sıradışı deneyimlere dönüşmüş durumda ki hafızalarımız bu toplantıların her anını unutulmaz hatıralar olarak kaydediyor.
Biraz mübalağa ediyoruz belki ama pandemi sonrasında iş ve toplantı alışkanlıklarımızda yaşadığımız köklü ve hızlı değişimi başka türlü anlatmak da zor. Hayatımıza bir anda dahil olmalarından olsa gerek, online toplantılarda nasıl davranmamız gerektiği konusunda bir ‘kod’ veya bir çeşit adab-ı muaşeret kuralları seti de geliştirebilmiş değiliz henüz.
Böyle bir kural setini sıfırdan oluşturmak zahmetli bir iş ancak, eski tarz toplantılara ilişkin kural ve nezaket müktesebatını şimdiye kadarki online toplantı deneyimlerimizle bir araya getirsek, bu konuda bir ilk adım atabiliriz belki.
Biz de öyle yapalım. Yeni tecrübeler edindikçe eklemeler yapılabilmesi kaydıyla aklımıza gelen bazı temel kuralları şimdilik şöyle sıralayalım…
 

1. Toplantı toplantıdan önce başlar

Online toplantılarda adab-ı muaşeret kuralları daha işin hazırlık aşamasında devreye girmelidir. Bunlardan biri de, toplantıya katılacakları vakitlice bilgilendirmek olmalıdır. Son dakika toplantıları insanları hiç uygun olmadıkları durumlarda yakalayabileceği gi̇bi̇, bu hazırlıksızlığın doğal bir neticesi olarak, bunlardan istenen verim de elde edilemeyebilir.
 

2. Son anda iptal o kadar kolay olmamalı

Toplantıların online olması, son dakika iptallerini de kolaylaştırabiliyor maalesef. Bu tür ‘keyfi’ iptallere, özellikle asimetrik ‘olduğu varsayılan’ ilişkiler içinde olan taraflar (hizmet alan-hizmet veren, ajans-müşteri, alıcı-satıcı vs.) arasındaki toplantılarda sıkça rastlanıyor. Oysa bu, muhataplarımız açısından, epey ‘can sıkıcı’ olmanın ötesinde, çalışma düzenini ve zaman yönetimini de bozan bir özensizliktir. Ve bu özensizliğin sonuçları, nihayetinde size de yansır -en azından ‘memnuniyetsizlik’ veya ‘tatsızlık’ olarak…
Bu konuda ‘Nasıl olsa evlerinde ya da ofislerinde oturuyorlar canım?’ diye düşünmekten itinayla kaçınmak gerekir. Esasen çok önemli bir gerekçe olmadıkça online toplantılar ‘kolayca’ iptal edilmemelidir. Bir şekilde bir iptal veya erteleme ihtiyacı duyuluyorsa da bu gerek makul bir süre önce bilgilendirme yapılarak yerine getirilmelidir.
 

3. Toplantıya vaktinde iştirak edin

Söylemeye bile gerek yok aslında ama toplantıya vaktinde katılmak, bir asgari nezaket ve muhataplarımıza saygı işaretidir. Offline toplantılarda olduğu gi̇bi̇ online toplantılarda da bu kural uygulanmalıdır. Hatta, birtakım teknik ayarlamalar gerektirdiği için, online toplantılar için ekranın başına en az birkaç dakika önce geçmek de özenli bir davranış olur. Şayet zorunlu bir gecikme söz konusu olacaksa, bu durumun toplantı katılımcılarına iletilmesi de ihmal edilmemelidir.
 

4. Teknik hazırlığınız tamam mı?

Online toplantılar öncesinde internetinizin stabil olduğundan, kamera ve mikrofonunuzun düzgün çalıştığından ve elbette kullandığınız video konferans uygulamasının temel özelliklerini bildiğinizden emin olmak da bir çeşit ‘teknik’ nezaket kuralı olarak değerlendirilebilir. Bazen toplantının hiç yapılmamış olması, teknik aksaklıklar nedeniyle sürekli kesilmesi veya tümüyle sekteye uğramasından yeğdir.
 

5. Kamerada nasıl görünüyorsunuz?

Işığı nasıl kullanacağınızı bilmedikten sonra kameranızın düzgün çalışmasının size pek de bir faydası olmayacaktır. Arkanızdan gelen ışığın sizi gölgede bırakacağını bilmelisiniz. Bir pencerenin karşısına oturup doğal ışık alma fırsatınız yoksa veya dışarıdan gelen ışık yetersizse, jestlerinizi net bir biçimde gösterecek ışık eklemeleri yapmaktan geri durmayın. Ayrıca kamera önündeki konumunuza da dikkat edin. Göründüğünüz çerçevenin üst kısmıyla başınız arasında makul bir boşluk yaratarak ve tam ortada durup pek fazla hareket etmeyerek kusursuz bir kompozisyon yaratabilirsiniz. Bu sırada konuşurken kameraya bakmayı da ihmal etmeyin.
 

6. Sunuma dikkat!

Ekran yansıtarak sunum yaparken, temel sunum tekniklerine sadık kalarak hazırlanmış, tüm katılımcılar tarafından net bir biçimde görülebilen, anlaşılması kolay ve takip edilebilir bir iş ortaya koymaya özen gösterin. Bunu yaparken, yalın cümleler kurun, fikirlerinizi güzelce toparlamayı bilin, doğal olun ve kendinizden bir şeyler katın, uzun bir sunum olması durumunda katılımcılara sorular sorarak etkileşimi artırmayı ihmal etmeyin. 
 

7. Dikkat dağıtmayın!

Toplantıdayken, diğer tüm sohbet uygulamalarını, toplantıyla alakasız olan tarayıcı sekmelerini ve telefonunuzun sesini kapattığınızdan emin olun. Ayrıca konuşulan konuyla ilgili bir katkı sağlamak istediğinizde karşınızdaki kişiyi bölmemek adına, “chat” kısmını kullanmaktan çekinmeyin.
 

8. Verimli bir toplantı için asgari ortam koşulları

Toplantının yapılacağı ortamın seçilmesi de, özen gösterilmesi gereken önemli bir husustur. Her şeyden önce diğer katılımcıların dikkatini dağıtacak arka planlardan sakınmak gerekir. Sanal arka planlar kullanacaksanız, bunların da sizin görüntünüzün önüne geçmeyecek seçenekler olmasında fayda var. 
Diğer yandan sizin veya diğer katılımcıların konuşulanları anlamasını zorlaştıracak gürültülü ortamlardan da uzak durun. Nihayet toplantının insicamını bozabilecek sürpriz ihtimallerini de (evin içinde koşuşturan çocuklar vs.) aklınızdan çıkarmayın. Bu tür sürprizler, bazen sıkıcı bir toplantıya renk katsa da her zaman ve herkes tarafından anlayışla karşılanmayabilir.
 

9. Giyim kuşamda yeni normal

Online toplantılar giyim kuşam konusunda yeni bir normal oluşturmuş durumda. Özel durumlar hariç kimseden, bilhassa evlerinde çalışanlardan, ofis şıklığı beklenmiyor. Ancak bu, toplantılara pejmürde hallerle katılmamızı da normal kılmıyor. Ev halimiz şirket içi toplantılar için bir nebze hoş görülse de, şirketler arası toplantılar için bu keyfiyet geçerli değil. Emin olun, önemli kararlar verecek insanları üzerinizde pijamayla ikna etmek epey zor bir iş!
 

10. Birbirini tanımadan toplantı olmaz

Öncelikle toplantı sistemine dahil olan her kişi tam ismini ve kurumunu mutlaka yazmalı. Özellikle kalabalık toplantılarda, katılan kişilerin, görüşmenin hemen başında tarafların lideri veya sözcüsü tarafından takdim edilmesi, hem nezaketen doğru bir hareket olur hem de muhtemel iletişim felaketlerinin önüne geçmiş olur. Toplantıda kimlerin yer aldığını bilmek, söz alanların hem verecekleri mesajların içeriğini, hem de tonunu ayarlamaları bakımından da yerinde bir tercih olur. Kime hitap ettiğimizi bilmiyorsak, neyi nasıl anlatacağımızı da şaşırabiliriz.
 

11. Kamera kullanımında mütekabiliyet esastır

Yine özellikle ‘asimetrik’ toplantılarda karşılaşılan nahoşluklardan biri de, birilerinin kameralarını kapalı tutmalarıdır. Burada kesin bir kural koymak zor olsa da, ‘mütekabiliyet esastır’ diyerek bir çeşit çözüm sunabiliriz. 
Ana kural olarak, özel bir durum olmadıkça, tüm kameraların açık olması ideal durumdur. Ancak kameralar kapalı olacaksa, bu herkes için geçerli olmalıdır. Bir taraf kapalı tutarken, diğer tarafın aç tutması ‘yersiz’ bir iktidar iddiasının tezahürüdür ve damakta pek hoş bir tat bırakmaz. Özel bir durum varsa da bu toplantının hemen başında ifade edilmeli ve kamerayı kapalı tutacak katılımcılar diğer katılımcılardan nezaketen müsaade istemelidir.
 

12. Önce dinlemeyi bilmek lazım

Online toplantılarda en sık yaşanan kazalardan biri, birden fazla kişinin aynı anda konuşmasından kaynaklanan ‘rabarba’ halleridir. Yüz yüze görüşmelerde bile bu durum anlaşmazlıklara yol açarken, online toplantılarda işin içine bir de teknik kaosun girmesi, iletişimi iyice meşakkatli hale gelir. O nedenle muhataplarımızı iyice dinledikten ve sözlerini tamamladıklarından emin olduktan sonra konuşmaya başlamak, hem teknik açıdan hem de nezaket açısından en doğru tercih olacaktır.
 

13. Toplantıyı sündürmeyin!

Online toplantıların kolay icra edilebilmesi, bazen toplantıların gereksiz yere sündürülmesini de baraberinde getiriyor. Yüz yüze toplantılarda da büyük sorun olduğu düşünülen ve verimi düşürdüğü çeşitli araştırmalarla tespit edilen bu keyfilikten, online toplantılarda da sakınmak gerekir. 
Evet, online toplantılara katılmak daha kolay ancak bu, insanların başka işleri veya başka toplantıları olmadığı anlamına gelmiyor. İdeal olan, toplantı süresini optimum olacak şekilde baştan belirlemek ve çok özel bir durum olmadıkça bu süreye riayet etmektir.
Bitirmeden şunu da not edelim: Toplantıda konuşan siz değilseniz, lütfen mikrofonunuzu kapatın. Bir de ses kaydı alacaksanız mutlaka izin isteyin. 
İyi toplantılar…
Lorbi PR İNÖNÜ CAD. GÜMÜŞ KONAK APT. NO:28/5 34437 BEYOĞLU GÜMÜŞSUYU / İSTANBUL Lorbi PR
  • Facebook
  • Twitter
  • Flickr
  • Youtube
  • Instagram
  • Linkedin
Lorbi PR
TEL. 0212 249 45 46 FAX. 0212 249 62 12 info@lorbi.com
IDA ICCO
Derinev Kurumsal İletişim Danışmanlığı